فروشگاهی که هم حضوری و هم در اینستاگرام می‌فروشد، دو فروشنده دارد که از یک قفسه برمی‌دارند. اگر این دو از یک دفتر نخوانند، دیر یا زود یکی کالایی را می‌فروشد که دیگری همین حالا فروخته است، یا قیمتی می‌گوید که دیگر درست نیست. این نوشته درباره‌ی این است که حسابداری فروشگاه اینستاگرامی چطور باید با دایرکت یکی شود.
وقتی قیمت دایرکت با قیمت حسابداری فرق دارد
قیمتی که در دایرکت گفته می‌شود یک قول است. اگر با قیمت حسابداری فرق داشته باشد، یا باید ارزان‌تر بفروشید یا به مشتری توضیح بدهید که قیمت عوض شده است. هیچ‌کدام خوشایند نیست و دومی اعتماد مشتری را هم کم می‌کند.
این اختلاف معمولاً از جایی می‌آید که قیمت در چند جا نوشته شده است: در حسابداری، در کپشن پست، در پیام‌های آماده و در حافظه‌ی ادمین. فقط یکی از این‌ها با هر فروش به‌روز می‌شود.
یک منبع برای قیمت و موجودی
قاعده ساده است: قیمت و موجودی فقط از حسابداری. کپشن پست می‌گوید درباره‌ی کدام کالا حرف می‌زنیم، ولی عددش را حسابداری می‌دهد.
ادمینتو همین قاعده را اجرا می‌کند. هر قیمتی که به مشتری گفته می‌شود از سیبا یا از فهرستی می‌آید که در خود ادمینتو ثبت کرده‌اید، و جوابی که قیمتی بیرون از این منبع داشته باشد فرستاده نمی‌شود. کالایی که در حسابداری قیمت ندارد هم به صاحب فروشگاه سپرده می‌شود، نه اینکه برایش عددی ساخته شود.
موجودی‌ای که واقعاً می‌شود فروخت
عدد موجودی در حسابداری همه‌ی داستان نیست. اگر برای یک کالا فاکتوری صادر شده و مشتری هنوز پرداخت نکرده، آن کالا در قفسه هست ولی دیگر برای فروش آزاد نیست.
برای همین ادمینتو کالای فاکتورشده را برای همان مشتری نگه می‌دارد، به‌طور پیش‌فرض ۲۴ ساعت و با رسیدن رسید بیشتر، و موجودی قابل فروش را موجودی حسابداری منهای این کالاهای نگه‌داشته حساب می‌کند. مدت نگه‌داشتن را خودتان در تنظیمات تعیین می‌کنید. این نگه‌داشتن فقط در ادمینتوست و در سیبا چیزی را عوض نمی‌کند.
بررسی دوباره پیش از فاکتور
بین سؤال مشتری و تصمیمش ممکن است ساعت‌ها فاصله باشد و در این فاصله قیمت یا موجودی عوض شود. پس درست پیش از صدور فاکتور، قیمت و موجودی کالاهای سفارش یک بار دیگر از حسابداری خوانده می‌شود.
- اگر چیزی عوض نشده باشد، فاکتور صادر می‌شود.
- اگر قیمت عوض شده باشد، مشتری هر دو عدد را می‌بیند و خودش تصمیم می‌گیرد.
- اگر کالا تمام شده باشد، به مشتری گفته می‌شود و فاکتوری صادر نمی‌شود.
- اگر حسابداری در دسترس نباشد، فاکتوری صادر نمی‌شود و گفت‌وگو به شما سپرده می‌شود؛ فاکتور اشتباه از فاکتور دیرتر بدتر است.
وقتی حسابداری خاموش است
در بعضی فروشگاه‌ها سیبا روی رایانه‌ی خود فروشگاه است و شب‌ها خاموش می‌شود. این خطا نیست؛ وضعیت عادی فروشگاه است و باید برایش برنامه داشت.
ادمینتو در این حالت حدس نمی‌زند. اگر کالا پیش‌تر از حسابداری خوانده شده باشد، قیمت آخر را با این توضیح می‌گوید که باید با حسابداری چک شود. اگر هیچ داده‌ای نباشد، به مشتری می‌گوید انبار را بررسی می‌کند. با اولین خواندن موفق حسابداری، همان گفت‌وگوها جواب قطعی می‌گیرند، مگر اینکه خودتان زودتر جواب داده باشید. اگر مهلت ۲۴ ساعته‌ی دایرکت پیش از اولین خواندن موفق تمام شود، گفت‌وگو به شما سپرده می‌شود.
فروش اینستاگرامی را در دفتر هم ثبت کنید
فروشی که در دایرکت بسته شده، باید در حسابداری هم باشد؛ وگرنه آخر ماه دفتر با حساب بانکی نمی‌خواند. در ادمینتو دو کلید جدا برای این کار هست و هر دو تا وقتی خودتان روشن‌شان نکنید خاموش‌اند:
- ثبت فروش در سیبا: هر فروشی که پرداختش را تأیید کرده‌اید، با مشتری، فاکتور فروش و دریافت در سیبا ثبت می‌شود.
- ثبت تغییرات مشتری در سیبا: اگر نام یا نشانی مشتری‌ای را که در سیبا هم هست در ادمینتو اصلاح کنید، همان تغییر در سیبا هم ثبت می‌شود.
کالا، قیمت و موجودی را ادمینتو هیچ‌وقت مستقیم در سیبا نمی‌نویسد؛ فقط فاکتور فروش پرداخت‌شده، مثل هر فروش دیگری در سیبا، از موجودی کم می‌کند.
اگر سیبا ندارید
بدون سیبا هم همین قاعده‌ها برقرار است: محصولات، قیمت‌ها و موجودی را در بخش حسابداری ادمینتو ثبت می‌کنید و ادمینتو از همان جواب می‌دهد. فرقش این است که به‌روز نگه داشتن این فهرست با خودتان است.
برای اتصال، راهنمای اتصال سیبا را بخوانید و برای جزئیات بیشتر، صفحه‌ی اتصال اینستاگرام به حسابداری را ببینید.