در فروش هم‌زمان حضوری و اینستاگرامی، یک موجودی است و دو صف مشتری: یکی پشت پیشخوان و یکی در دایرکت. فروشنده‌ی مغازه آخرین عدد یک کالا را به مشتری حضوری می‌دهد و چند دقیقه بعد کسی در دایرکت به مشتری دیگری می‌گوید «موجوده». در این نوشته می‌بینیم این دو صف را چطور با یک موجودی اداره کنید، کدام عادت‌ها جلوی فروش بیش از موجودی را می‌گیرند و ادمینتو در این میان چه می‌کند.
فروش بیش از موجودی از کجا می‌آید
این مشکل معمولاً از یک اشتباه بزرگ نمی‌آید؛ از فاصله‌ی زمانی می‌آید. فروش حضوری همان وقت انجام می‌شود، ولی ثبتش در دفتر گاهی به آخر شب می‌ماند. ادمین پیج هم موجودی را از حافظه، از یک فایل جدا یا از کپشن پستی می‌گوید که هفته‌ی پیش نوشته شده است.
نتیجه دو جور خطاست:
- فروش بیش از موجودی. کالایی که حضوری فروخته شده، در دایرکت هم فاکتور می‌شود. مشتری کارت به کارت کرده و حالا یا باید پولش را برگردانید یا او را منتظر بگذارید.
- جواب غلط درباره‌ی موجود بودن. گاهی برعکس است: کالا در انبار هست، ولی چون برگشتش ثبت نشده، به مشتری گفته می‌شود تمام شده و فروش از دست می‌رود.
هر دو خطا یک ریشه دارند: دو فروشنده از دو دفتر حساب می‌کنند.
یک دفتر برای پیشخوان و دایرکت
مدیریت موجودی فروشگاه اینستاگرامی از یک قاعده شروع می‌شود: عدد موجودی فقط در یک جا نگه داشته شود، یعنی در نرم‌افزار حسابداری فروشگاه. فروش پشت پیشخوان، فروش دایرکت، کالای برگشتی و بار تازه همه باید در همان دفتر ثبت شوند. کپشن پست، فایل جداگانه‌ی ادمین و حافظه‌ی فروشنده می‌توانند بگویند درباره‌ی کدام کالا حرف می‌زنیم، ولی عددش را حسابداری می‌دهد.
اگر هنوز نرم‌افزار حسابداری ندارید، همین قاعده با یک فهرست مشترک هم برقرار است؛ به شرطی که فهرست یکی باشد و هر دو طرف از آن بخوانند و در آن بنویسند. موجودی انبار فقط وقتی جواب درست می‌دهد که همه‌ی حرکت‌های کالا در یک جا ثبت شوند.
هر فروش، همان وقت ثبت شود
دفتری که آخر شب به‌روز می‌شود، تا آخر شب عدد اشتباه می‌دهد. فروش حضوری را همان وقت که فاکتورش را می‌دهید در حسابداری ثبت کنید، نه وقتی سرتان خلوت شد. همین درباره‌ی کالای برگشتی هم درست است: کالای سالمی که برگشته، تا ثبت نشود، برای دایرکت وجود ندارد.
کالای فاکتورشده را برای مدتی مشخص کنار بگذارید
بین فاکتور دایرکت و پرداخت مشتری گاهی ساعت‌ها فاصله است. در این مدت کالا در قفسه هست ولی دیگر آزاد نیست. اگر فروشنده‌ی مغازه از آن خبر نداشته باشد، همان کالا را به مشتری حضوری می‌دهد.
برای همین کالای فاکتورشده باید مدتی برای همان مشتری نگه داشته شود. این مدت باید محدود باشد: اگر مشتری پول را نفرستد و کالا هم آزاد نشود، چیزی که می‌شد فروخت بی‌دلیل در قفسه می‌ماند.
موجودی را دوره‌ای بشمارید
هر چقدر هم دقیق ثبت کنید، عدد دفتر و عدد قفسه کم‌کم از هم فاصله می‌گیرند: کالایی جابه‌جا شده، فروشی از قلم افتاده یا جنسی آسیب دیده است. شمارش دوره‌ای، مثلاً ماهی یک بار برای کالاهای پرفروش، این فاصله را پیدا می‌کند. هر اختلافی را با یک اصلاح در حسابداری درست کنید، نه با یادداشتی کنار صندوق.
ادمینتو در این میان چه می‌کند
ادمینتو از همان دفتر فروشگاه می‌خواند و این کارها را انجام می‌دهد.
قیمت و موجودی از دفتر خود فروشگاه
ادمینتو قیمت و موجودی را از سیبا یا از حسابداری خود ادمینتو می‌خواند، نه از کپشن یا استوری. سیبا را وقتی می‌خواند که مشتری قیمت یا موجودی می‌پرسد، و اگر همین چند دقیقه پیش خوانده باشد، از همان جواب می‌دهد. این فاصله به‌طور پیش‌فرض ده دقیقه است و آن را در تنظیمات، بخش «تازگی قیمت و موجودی»، کم یا زیاد می‌کنید.
پس تا وقتی سیبا در دسترس است، فروش حضوری‌ای که در آن ثبت شده در جواب‌های دایرکت هم دیده می‌شود؛ فقط ممکن است تا همین چند دقیقه دیرتر برسد. برای همین، درست پیش از صدور فاکتور، دوباره خوانده می‌شود. فروشی که در سیبا ثبت نشده، هیچ‌وقت دیده نمی‌شود.
رزرو کالا برای فروشی که در جریان است
وقتی مشتری دایرکت پیش‌فاکتور را می‌گیرد، کالا به‌طور پیش‌فرض یک ساعت برایش رزرو می‌شود. با صدور فاکتور این مدت به‌طور پیش‌فرض ۲۴ ساعت می‌شود و وقتی مشتری رسید را می‌فرستد، از نو شروع می‌شود. موجودی‌ای که ادمینتو به مشتری بعدی می‌گوید، موجودی حسابداری منهای همین رزروهاست. مدت‌ها را در تنظیمات، بخش «رزرو کالا و مهلت پاسخ»، تعیین می‌کنید.
این رزرو فقط در ادمینتوست و در سیبا نوشته نمی‌شود، پس فروشنده‌ای که پشت صندوق با سیبا کار می‌کند آن را نمی‌بیند. در بخش حسابداری ادمینتو، زبانه‌ی «محصولات»، موجودی هر کالا پس از کم کردن همین رزروها آمده است و کالایی که همه‌اش رزرو شده، «رزرو یا فروخته» نوشته می‌شود. پیش از فروختن آخرین عدد یک کالای پرفروش، نگاهی به آن بیندازید.
راه برعکس هم مهم است: فروش دایرکت باید به سیبا برسد. اگر «ثبت فروش در سیبا» را روشن کرده باشید، هر فروشی که پرداختش را تأیید کنید، خودش به‌صورت فاکتور فروش در سیبا ثبت می‌شود. اگر روشن نیست، ثبتش با خودتان است؛ تا وقتی آن فروش در سیبا دیده نشده، ادمینتو کالایش را به‌طور پیش‌فرض تا ۷۲ ساعت فروخته‌شده حساب می‌کند و به مشتری دیگری نمی‌فروشد.
فاکتور فقط با موجودی و قیمت تازه
درست پیش از صدور فاکتور، قیمت و موجودی کالاهای سفارش یک بار دیگر از حسابداری خوانده می‌شود، حتی اگر چند دقیقه پیش خوانده شده باشد.
- اگر کالا در این فاصله حضوری فروخته شده و تمام شده باشد، فاکتوری صادر نمی‌شود و به مشتری گفته می‌شود.
- اگر قیمت عوض شده باشد، مشتری هر دو عدد را می‌بیند و خودش تصمیم می‌گیرد.
- اگر حسابداری در دسترس نباشد، فاکتوری صادر نمی‌شود و گفت‌وگو به شما سپرده می‌شود.
وقتی کالا پشت پیشخوان فروخته می‌شود
اینجا دو حالت هست، بسته به اینکه دفترتان کجاست.
اگر سیبا وصل است: هر بار که ادمینتو سیبا را می‌خواند و می‌بیند کالایی به صفر رسیده، گفت‌وگوهای بازی که به آن کالا وابسته‌اند خبردار می‌شوند. گفت‌وگویی که هنوز در مرحله‌ی قیمت یا پیش‌فاکتور است، پیشنهادش را با موجودی تازه عوض می‌کند یا به شما سپرده می‌شود. گفت‌وگویی که فاکتورش منتظر پرداخت است به شما سپرده می‌شود، با این توضیح که کالای فاکتور در حسابداری صفر شده و احتمالاً حضوری فروخته شده است. تصمیم درباره‌ی آن مشتری با خودتان است.
اگر حسابداری را در ادمینتو نگه می‌دارید: فروش حضوری را با «ثبت فروش» در بخش حسابداری وارد کنید. موجودی گزینه‌هایی که با تعداد ثبت شده‌اند همان‌جا کم می‌شود و فروش دایرکت و فروش حضوری در یک گزارش کنار هم می‌آیند. «ثبت فروش» جلوی فروش کالای رزروشده را نمی‌گیرد، چون فروش حضوری انجام شده است؛ ولی کنار هر گزینه نشان می‌دهد که «رزرو یا فروخته» است یا نه. اگر فروشی بیشتر از موجودی ثبت شود، موجودی صفر می‌ماند و منفی نمی‌شود، و به شما خبر داده می‌شود تا دوباره بشمارید. گزینه‌ای که «بدون شمارش» ثبت شده با فروش کم نمی‌شود؛ وقتی تمام شد، خودتان ناموجودش کنید.
نحوه‌ی فروش فروشگاه
در تنظیمات تعیین می‌کنید فروشگاه چطور می‌فروشد: «فقط آنلاین»، «فقط حضوری» یا «هر دو». با «هر دو»، که پیش‌فرض است، ادمینتو در دایرکت فاکتور می‌دهد و می‌فروشد و اگر مشتری بخواهد حضوری بخرد، نشانی و ساعت کاری‌ای را که ثبت کرده‌اید می‌گوید. با «فقط حضوری»، قیمت و موجودی را می‌گوید و مشتری را با نشانی و ساعت کاری به فروشگاه دعوت می‌کند و در دایرکت فاکتور و پرداختی در کار نیست. با «فقط آنلاین»، نشانی و ساعت کاری به مشتری گفته نمی‌شود.
فهرست کوتاه برای شروع
- یک دفتر برای موجودی انتخاب کنید: سیبا یا حسابداری ادمینتو.
- هر فروش حضوری و هر کالای برگشتی را همان وقت در همان دفتر ثبت کنید.
- مدت رزرو پیش‌فاکتور و فاکتور را با سرعت پرداخت مشتری‌هایتان تنظیم کنید.
- پیش از فروختن آخرین عدد یک کالا پشت پیشخوان، زبانه‌ی «محصولات» را ببینید.
- کالاهای پرفروش را دوره‌ای بشمارید و اختلاف را در حسابداری اصلاح کنید.
برای اینکه حسابداری فروشگاه اینستاگرامی را از پایه ببینید، نوشته‌ی حسابداری فروشگاه اینستاگرامی و اتصال به سیبا را بخوانید. جزئیات خواندن قیمت و موجودی در صفحه‌ی اتصال اینستاگرام به حسابداری آمده است.